Reservierungsobjekte reservieren

Für viele Termine benötigen Sie Ressourcen wie Besprechungsräume, technische Geräte usw. Consolidate bietet die Möglichkeit diese Ressourcen oder wie in Consolidate genannt "Reservierungsobjekte" zu verwalten und für einen Termin anzufordern.

Informationen zu Verwaltung von Ressourcen erhalten Sie im Kapitel "Reservierungsobjekte".

Um ein erforderliches Reservierungsobjekt für einen Termin anzufordern, klicken Sie im Register "Teilnehmer" auf die Gruppe "Reservierungen".

Mit Klick der rechten Maus erreichen Sie das Kontextmenü und den Eintrag "Reservierungsobjekt einfügen".
Alternativ dazu können Sie auch das Symbol am rechten Rand des Fensters verwenden.

Consolidate öffnet anschließend die Liste mit allen aktiven Reservierungsobjekten.

Suchen Sie wie gewohnt nach dem gewünschten Reservierungsobjekt, markieren Sie dieses und bestätigen Sie mit "OK".
Oder führen Sie einfach einen Doppelklick auf den Eintrag aus.

Bewilligung erforderlich:

Falls Sie ein bewilligungspflichtiges Reservierungsobjekt reservieren möchten, müssen Sie diese zuerst einholen.

Sobald der Termin gespeichert wird, wird der Mitarbeiter, der die Bewilligung erteilen muss verständigt und kann die Bewilligung erteilen oder ablehnen. Weiter unten finden Sie eine Beschreibung und Screenshots wie eine Bestätigung oder Ablehnung der Reservierung aussehen kann. Der detaillierte Ablauf dieses Vorgangs hängt von der Konfiguration Ihres Consolidate ab.

Consolidate öffnet ebenfalls das Fenster "Reservierung" für Sie, trägt die aktuellen Termindaten ein und zeigt die Verfügbarkeit des Objektes für die Dauer des Termins an.

Sie können in diesem Fenster die Termindaten und die Dauer für welche Sie das Reservierungsobjekt benötigen anpassen.

Wenn bei einem Termin die Termindauer mit der Reservierungsdauer nicht übereinstimmt, macht Consolidate Sie darauf aufmerksam.

Beispiel:

Um einen Überblick über die Reservierungen eines Objektes zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Kalender anzeigen".
Consolidate zeigt dann den Kalender des betreffenden Objektes mit eingetragenen Reservierungen an.

Die Funktion "Verfügbarkeit testen" führt einen Test durch, ob das Reservierungsobjekt in dem eingetragenen Zeitraum verfügbar ist. Den jeweiligen Status/die Verfügbarkeit wird in der Spalte "Status" angezeigt.

Über "Entfernen" können Sie das Reservierungsobjekt auch wieder aus dem Termin entfernen.

Wenn Sie die Termindaten mit "OK" bestätigen, wird das Objekt im Register Teilnehmer angezeigt.
Rechts neben der Bezeichnung steht der Zeitraum für welchen dieses benötigt wird und ob eine Bewilligung ausständig ist.

Möglicher Ablauf bei genehmigter oder abgelehnter Bewilligung:

Verantwortlicher des Reservierungsobjektes muss keine Bewilligung einholen für die Reservierung:
Ist ein Mitarbeiter für das Reservierungsobjekt selbst verantwortlich, welches er reservieren möchte, muss dieser keine Bewilligung einholen.

Reservierungsobjekt wird bewilligt:

Wird die Reservierung vom Verantwortlichen des Reservierungsobjekts bewilligt, erhalten Sie diese Information im Eingang.

Es erscheint ein grüner Haken bei der Bewilligung im Eingang.
Sie sehen somit sofort, dass das Reservierungsobjekt bewilligt wurde.

Die Begründung für die Bewilligung finden Sie in der Spalte "Info".

Reservierungsobjekt wird nicht bewilligt:

Wird ein Reservierungsobjekt nicht bewilligt, erhalten Sie auch diese Information im Eingang.

Es erscheint im Eingang im Fall einer Nicht-Bewilligung ein rotes X.
In der Spalte "Info" können Sie sofort den Grund für die Absage einsehen.