Consolidate Einpflegung und Zu-/Absage
Wenn Consolidate einen Termin von Extern bekommt, wird dieser, wenn dies am Mailserver eingestellt ist sofort im Kalender des/der Mitarbeiters/in eingetragen. Ist dies nicht eingestellt, muss der Termin manuell mit Doppelklick importiert werden.
Wird eine E-Mail mit einer iCal Datei an eine E-Mail Adresse gesendet, welche einem Team zugeordnet ist,
hängt die Verarbeitung ebenfalls von den Einstellungen am Mailserver ab.
Wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Consolidate Administrator, welche die Einstellungen im Consolidate E-Mail Connector vornimmt.
In dieser Beschreibung wird davon ausgegangen, dass Termine automatisch verarbeitet werden.
Bekommt ein Benutzer einer E-Mail mit einer iCal Datei, wird er oder sie darüber, mit einer Aktivität (Termin) im Eingang informiert. In der Historie des Termins ist die E-Mail von Extern mit der iCal-Datei sichtbar.
Welche Daten enthält dieser Termin?
Der Termin enthält folgende Daten:
- Interne und externe Teilnehmer
- Priorität
- Datum und Uhrzeit
- Organisator (Organisiert von) mit Name und E-Mail Adresse
- Ort des Termins
- Kommentar
Aktivitätsart festlegen für externe Terminerstellung in Consolidate:
Mit welcher Aktivitätsart der Termin eingetragen wird, kann über die Navigation im Bereich „Administration“ / „Aktivitätsarten“ festgelegt werden.
Dieser Navigations-Punkt ist nur für Mitarbeiter mit Administrationsrechten sichtbar.
Wenn eine Aktivität mit der Technologie „Termin“ geöffnet wird, enthält diese im Bereich „Aktivitätsart als Standard verwenden für“ einen zusätzlichen Punkt „externe Terminerstellung“.
Dieser Haken darf nur in einer Aktivität mit der Technologie „Termin“ gesetzt werden. Wenn in verschiedenen Aktivitäten dieser Haken gesetzt wird (also in mehreren), werden diese entfernt. Die neuste Änderung gilt.
Wenn nichts anderes definiert ist, wird die Aktivitätsart „Termin“ als Standard definiert.
Termin ID:
Bei der Erstellung eines Termins wird die eindeutige ID gespeichert.
Was passiert wenn noch kein Termin vorhanden ist mit dieser ID?
Dann wird der Termin ganz normal in Consolidate eingetragen.
Bei einem Termin aus 3CX mit einem Video-Meeting Link, wird pro Teilnehmer ein Link vergeben.
Damit unterschieden werden kann, für wen welcher Link bestimmt ist, werden jeweils das Kürzel des Mitarbeiters, der Name und weitere wichtige Informationen zum Termin im Kommentar angeführt.
Hinweis, wenn der gleiche Termin mehrmals importiert wird:
Gibt es mehrere Mitarbeiter, welche den gleichen iCal Termin importieren, dann wird der Kommentar geprüft, ob dieser ident ist. Falls ja, wird keine Anpassung vorgenommen.
Wenn an diesem Tag zur gleichen Uhrzeit schon ein Termin vorhanden ist (abweichende ID), wird dieser trotzdem eingetragen.
Dies muss vom/von der Mitarbeiter/in selbst kontrolliert werden.
Was passiert wenn ein Termin vorhanden ist mit dieser ID?
Dies bedeutet, dass bereits ein Termin in Consolidate eingetragen ist.
In diesem Fall wird die ID erkannt und der bereits vorhandene Termin wird automatisch aktualisiert.
Diese Aktualisierung ist wichtig, da sich vielleicht die Uhrzeit oder das Datum geändert haben.
Konflikt-Prüfung mit anderen Terminen:
Terminkonflikte müssen vom/von Teilnehmer/innen oder Mitarbeiter/innen in Consolidate selbst kontrolliert werden!
Zu- oder Absage in Consolidate:
Es kann über die Buttons „Zusage“, „Absage“ oder das Kontextmenü im Bereich „Teilnehmer“ die Teilnahme bestätigt oder absagt werden.
Wenn der/die Mitarbeiter/in den Termin zu- oder absagt, fragt Consolidate ob diese Information an den Organisator geschickt werden möchte.
Im Fall einer Absage, muss noch ein Absagegrund eingetragen werden.
Consolidate erstellt automatisch eine E-Mail im Hintergrund und versendet diese sofort.
Hier ist kein Eingriff durch den/die Mitarbeiter/in notwendig
Diese E-Mail ist in der Historie des Termins sichtbar und in der Navigation unter Postausgang bzw. gesendete Nachrichten.
Die E-Mail enthält, den Betreff „Terminabsage“ oder „Terminzusage“, wenn vorhanden den Absagegrund und im Anhang die iCal-Datei.
Wenn noch keine Termin Zu- oder Absage erfolgt ist und der Termin als erledigt markiert werden möchte, erscheint folgender Hinweis:
Wenn Sie „Ja“ wählen wird der Termin als erledigt markiert.
Wenn Sie „Nein“ wählen, bleibt der Termin offen und die Teilnahme kann zu- oder abgesagt werden.
Consolidate Teilnehmer Terminzusage/Terminabsage von Extern:
Im externen System wird die Consolidate Terminzusage/Terminabsage im Eingang als E-Mail angezeigt.
Diese E-Mail enthält die Information über die Zu- oder Absage und die iCal-Datei im Anhang.
Terminzusage/Terminabsage einpflegen:
Um diese Datei in den Kalender einzupflegen und zu aktualisieren, muss die E-Mail gelesen/geöffnet werden.