Externer Termin behandeln, als wäre er im Consolidate erstellt worden
Voraussetzungen:
- Version 5.1.051 oder neuere Versionen
- Der Benutzer welcher im externen System (wie Teams/Microsoft 365, Webex usw.) einen Termin erstellt, hat die gleiche E-Mail Adresse hinterlegt, wie ein/e Mitarbeiter/in in Consolidate (kann auch eine Alias-Adresse sein)
Termin wird in System (wie Teams/Microsoft 365, Webex usw.) erstellt:
Zu Beginn legen Sie in Ihrem System einen Termin mit einem externen Teilnehmer an und laden diesen ein.
Termin Zu- oder Absage durch einen externen Teilnehmer:
Der externe Teilnehmer erhält dann die Einladung und sagt den Termin zu oder ab.
Sie bekommen die Antwort (Zusage bzw. Absage) des externen Teilnehmers in Ihrem Consolidate in Ihrem Eingang (als E-Mail mit einer iCal Datei im Anhang).
Die iCal Datei aus dem Anhang der E-Mail müssen Sie jetzt mit einem Doppelklick manuell ins Consolidate importieren.
Bei diesem Screenshot handelt es ich um eine Zusage.
Wählen Sie in diesem Fenster eine gewünschte Aktivitätsart aus und klicken Sie auf den Button "Importieren".
Ein Termin wird gefunden:
Wird ein bestehender Termin gefunden, wird dieser aktualisiert.
Dies bedeutet, der externe Teilnehmer wird als zugesagt oder abgesagt eingetragen.
Kein Termin wird gefunden:
Wird kein Termin gefunden, so wird einer erstellt und es wird der Teilnehmer eingetragen bzw. als abgesagt definiert und es wird der Organisator mittels folgender Prüfung ermittelt:
Ist die E-Mail Adresse (mit welcher der Termin im externen System erstellt wurde) bei einem im Consolidate Mitarbeiter hinterlegt (als Haupt- oder Alias-Adresse), so wird diese/r Mitarbeiter/in als Organisator eingetragen.
Gibt es mehrere Treffer oder gar keinen Treffer bei der Mitarbeitersuche via E-Mail Adresse, so wird geprüft, ob der/die eingeloggte Mitarbeiter/in dabei ist und diese/r genommen.
Der Organisator wird dann als interner Teilnehmer zugeordnet und der Termin in seinem Kalender eingetragen.
Gibt es noch weitere interne Teilnehmer (Mitarbeiter/innen), werden diese auch eingetragen und der Termin scheint auch in ihrem Kalender auf.
Weitere Kommunikation zu diesem Termin:
Weitere Zu- oder Absagen zu diesem Termin werden je nach Einstellung am Mailserver, automatisch an Ihr Consolidate kommuniziert.
Änderungen wie zeitliche Verschiebungen werden nicht kommuniziert.
Termin findet nicht mehr statt:
Findet ein Termin nicht mehr statt und Sie erhalten nachträglich noch eine Zu- oder Absage im Consolidate, behandeln Sie dies wie folgt:
Bei einer nachträglichen Zusage:
Führen Sie einen Doppelklick auf die iCal Datei im Anhang der E-Mail (Zusage) aus, welche Sie vom externen Teilnehmer erhalten haben und klicken Sie auf den Button "E-Mail an Absender schicken".
Diese Funktion öffnet eine E-Mail Aktivität für Sie, damit Sie den externen Teilnehmer direkt informieren können, dass der Termin nicht mehr stattfindet.
Bei einer Absage:
In diesem Fall müssen Sie keine Aktion vornehmen.