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Wiederkehrende Aktivitäten

Häufig gibt es Aktivitäten im Arbeitsalltag, die regelmäßig wiederholt werden müssen.

Zum Beispiel die Prüfung von Zahlungseingängen, die Kontrolle von Löschvorschlägen oder das Einkaufen von Kaffee für die Kollegen.

Consolidate bietet Ihne dabei die Möglichkeit eine Aktivität mit einer Wiederholung zu versehen.

Voraussetzung:

  • In den Einstellungen der Aktivitätsart muss im Register "Allgemein" die Option "Aktivität kann wiederkehrend sein" aktiviert sein (Administrator-Recht notwendig).
  • Die Aktivitätsart basiert auf der Technologie Interne Mitteilung, Internes Dokument, Dokument (ausgehend), Dokument (eingehend) oder Telefonat.

WiederkehrendeAktivitaten-EinstellungAktivitatsart

Achtung

Starten Sie nach dem aktivieren der Option Consolidate neu.

Wiederholung eintragen:

Wenn Sie anschließend eine Aktivität erstellen, für welche die Option aktiviert ist, erscheint im Detailfenster der Aktivität die Funktion "Keine Wiederholung"

Klicken Sie auf diese, erscheint "Wiederholung bearbeiten" zur Auswahl.

WiederkehrendeAktivitaten-Wiederholungeintragen

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie nun eine Wiederholung für die Aktivität eintragen.

WiederkehrendeAktivitaten-Periodizitat

Rhythmus:

Definieren Sie in diesem Bereich in welchem Rhythmus die Aktivität wiederholt werden soll.

Sie können zwischen täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich auswählen.

Für jede Auswahl steht Ihnen die entsprechende Einstell-Möglichkeit im rechten Bereich zur Verfügung.

Dauer:

Tragen Sie ein, nach wie vielen Aktivitäten die Wiederholung beendet werden soll.

Oder wählen Sie eine endlose Wiederholung für diese Aktivität aus, wenn Sie diese immer wieder benötigen.

Ausgehend von:

In diesem Bereich stellen Sie ein, welches Datum als Ausgangsdatum für die Wiederholung im angegebenen Rhythmus verwendet werden soll.

Speichern Sie die Einstellungen für die Wiederholung mit "OK".

In der Aktivität wird nun angezeigt, dass eine Wiederholung für die Aktivität eingetragen ist.

Speichern Sie auch die Aktivität.

Aktivität wird erledigt:

Wird die Aktivität als erledigt markiert, erscheint eine Abfrage: "Möchten Sie die Folgeaktivität jetzt erstellen?"

WiederkehrendeAktivitaten-Folgeaktivitaterstellen

Das automatisch eingetragene Datum ist abhängig von den Einstellungen, welche Sie bei der Wiederholung definiert haben. Sie können das Datum für die Folgeaktivität aber auch noch wie gewünscht anpassen.

Mit "Ja" wird die Folgeaktivität mit dem ausgewählten Startdatum als internes Datum erstellt.
Mit "Nein" wird keine Folgeaktivität erstellt. Die Wiederholung wird gelöscht.

Die Folgeaktivität übernimmt die Wiederholung, die Aktivitätsart und die Technologie der Vorgänger-Aktivität. Das Feld "Endet nach" in den Einstellungen der Wiederholung wird aktualisiert und angepasst.

Wiederholung bearbeiten:

Um die Wiederholung der Aktivität bearbeiten zu können, klicken Sie einfach auf die Funktion "Wiederholung" und wählen Sie "Wiederholung bearbeiten" aus.

WiederkehrendeAktivitaten-Wiederholungbearbeiten

Es erscheint das Fenster mit den Einstell-Möglichkeiten.
Passen Sie die Wiederholung an und speichern Sie Ihre Änderungen mit "OK".

Wiederholung entfernen:

Wenn Sie die Wiederholung entfernen möchten, klicken Sie auf "Wiederholung" und anschließend auf "Wiederholung entfernen".

WiederkehrendeAktivitaten-Wiederholungentfernen

Consolidate fragt noch einmal nach, ob Sie die Wiederholung wirklich entfernen wollen.

WiederkehrendeAktivitaten-Wiederholungwirklichentfernen

Wenn Sie dies möchten, bestätigen Sie die Meldung mit "Ja".

Suchkriterium in der Aktivitäten-Suche:

Über die Aktivitäten-Liste können Sie mit Hilfe des Suchkriteriums "Wiederholung" nach Aktivitäten suchen, für welche eine Wiederholung eingetragen ist.

WiederkehrendeAktivitaten-Suche