Allgemeine Informationen zu Aktivitäten

Wenn Sie eine Aktivitätsart ausgewählt und auf die Schaltfläche "OK" geklickt haben, öffnet Consolidate das jeweilige Fenster zur weiteren Erfassung der Aktivität.

Das Fenster zur Erfassung und Bearbeitung von Aktivitäten gliedert sich in mehrere Bereiche.
Im oberen Teil des Fensters sind all jene Informationen zusammengefasst, die alle Aktivitätsarten gemein haben (Header).

Die einzelnen Optionen im Überblick:

Status:	Der Status einer Aktivität kann "Erledigt" oder "Offen" sein. Wird eine Aktivität als erledigt markiert, verschwindet diese aus der Aufgabenliste des/der verantwortlichen Mitarbeiters/in oder aus einem Team. Die Aktivität ist (wenn berechtigt) weiterhin in Consolidate auffindbar. Um eine Aktivität als erledigt zu markieren gibt es mehrere Möglichkeit: Setzen Sie in der Aktivitäten-Vorschau den Haken für "Erledigt" und speichern Sie anschließend.   Die Aktivitäten-Vorschau wird nicht erneut geladen. Markieren Sie die Aktivität in der Liste und wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) die Funktion "Als erledigt markieren".   Die Aktivitäten-Vorschau wird nicht erneut geladen. Es wird auch nicht automatisch die nächste Aktivität aus der Liste in der Vorschau geladen. Markieren Sie die Aktivität in der Liste und drücken Sie anschließend die STRG+E Taste.   Es wird automatisch die nächste Aktivität aus der Liste in der Vorschau angezeigt.
Priorität:	Consolidate kennzeichnet jede Aktivität mit einer Priorität. Diese wird vor allem für die Darstellung und Hervorhebung an den verschiedenen Stellen im Programm verwendet. (Listen, Popups, Symbole etc.). Consolidate verwendet drei Prioritätsarten: Hoch: Die Aktivität wird an anderen Stellen des Programms mit einem roten Rufzeichen versehen angezeigt, und somit als "wichtige Aufgabe" geführt. Normal: Die Aktivität wird normal angezeigt. Niedrig: Die Aktivität wird mit einem kleinen grauen Querbalken dargestellt.
Kategorie:	Videotipp: Consolidate bietet Ihnen für die Einteilung Ihrer Aufgaben und Aktivitäten verschiedene Kategorien an. Zu erledigen: Wird eine neue Aktivität erstellt und es ist keine Kategorie als Vorgabe definiert, wird die Aktvität mit der Kategorie "Zu erledigen" versehen. Zu erledigen bedeutet, dass etwas zu tun ist und der Verantwortliche der Aktivität aktiv werden muss. Wartet: Wie der Name der Kategorie schon sagt, wartet diese Aktivität auf etwas. Dies kann zum Beispiel das Warten auf eine Rückmeldung von einem externen Partner sein. Mit Hilfe dieser Kategorie behalten Sie auch diese Aufgaben im Blick. Lesestoff: In diesem Bereich finden Sie Platz für Newsletter und Lektüren für die Sie jetzt gerade keine Zeit haben, diese aber zu einem späteren Zeitpunkt lesen möchten. Dauerdokument: Wird eine Aktivität von Ihnen regelmäßig benötigt oder es gibt eine Aufgabe an der Sie dauernd arbeiten, können Sie solche Aktivitäten dieser Kategorie zuordnen. Hierbei kann es sich zum Beispiel um Aktivitäten handeln, in welchen Sie regelmäßige bestimmte Werte oder Angaben nachschlagen müssen. Privates: Diese Kategorie ist für private Aktivitäten gedacht. info Wenn eine Aktivität der Kategorie "Privates" zugeordnet wird, dann wird die Aktivitäten-Sicherheit auf "persönlich/vertraulich" gesetzt. Neue Aktivitäten ordnet Consolidate immer der Kategorie "offen/zu erledigen" zu.
Vertraulichkeit:	Wählen Sie hier die Vertraulichkeitsstufe der Aktivität aus und definieren Sie so, welche Mitarbeiter diese Aktivität finden dürfen. Wie Sie eine neue Vertraulichkeitsgruppe erstellen können finden Sie unter "Sicherheit". Abfrage zur "Übernahme der Vertraulichkeit": Verfügt eine bestehende Aktivität über eine spezielle "Vertraulichkeit" und es wird die Aktivitätsart geändert, erscheint folgender Hinweis: Wird die Option "Ja, Immer" aktiviert und das Fenster mit "Ja" bestätigt, erscheint dieser Hinweis zukünftig beim jeweiligen Mitarbeiter nicht mehr.
Absender/Kontakt:	Der/Die Empfänger lassen sich einfach durch die folgenden Auswahlfenster hinzufügen. Klicken Sie einfach auf den nach unten zeigenden Pfeil um zum Auswahlmenü zu gelangen. Klicken Sie nur auf die Schaltfläche mit der Aufschrift "Kontakt" wird automatisch der Auswahlbildschirm für Personen geöffnet. Person einfügen: Firma/Adresse einfügen: In beiden Fällen springt der Cursor direkt in das Suchfeld und Sie können durch Eingabe von Textteilen Ihre Suche vereinfachen. Sollten Sie nach "Max Mustermann" suchen, kann somit die Eingabe von "ma" schon genügen. Die Eingabe in dieses Feld unterscheidet nicht nach Gross- und Kleinschreibung. Ein Doppelklick auf die gewünschte Person/Firma fügt diese automatisch zur Liste der Empfänger hinzu, die Sie im unteren Teil unter dem Register "Empfänger" jederzeit einsehen und verändern können. Wollen Sie Einträge verändern oder löschen, dann klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Eintrag. Empfänger nachträglich einer E-Mail zuordnen: In bereits versendeten E-Mails, kann nachträglich kein Empfänger hinzugefügt werden. Möchte ein User dies trotzdem tun, macht Consolidate ihn darauf mit einem Hinweis aufmerksam. Weitere Information zu diesem Thema finden Sie auch unter "Gesprächspartner/Absender/Empfänger".
Zur Kenntnis an (intern) CC:	Durch Klick auf das CC Symbol und anschließendes Speichern der Aktivität senden Sie eine Nachricht der Aktivität an einen Mitarbeiter zur Kenntnisnahme. Auf diese Weise können Sie eine Verteilerliste zu einer Aktivität erstellen. Es öffnet sich folgendes Fenster: Hier können Sie nun durch Markieren und Betätigung der Pfeile Mitarbeiter, Teams, Mitarbeitergruppen und Rollen der Verteilerliste zuordnen und entfernen. Wenn Sie auf "Senden" klicken und die Aktivität speichern, werden die CC's versendet. CC-Lesebestätigung anfordern: Es besteht auch die Möglichkeit Lesebestätigungen für interne CC’s von Aktivitäten anzufordern. Wie Sie diese Funktion aktivieren und anwenden, finden Sie im Kapitel "Aktivitätsarten" unter "Allgemein" / "CC-Lesebestätigung erlauben" genau beschrieben. Schaltflächen: Mitarbeiter aus-/einblenden: Diese Option blendet Mitarbeiter/innen in der Liste ein oder aus. Gruppen aus-/einblenden: Über diese Option können Mitarbeiter-Gruppen in der Liste ein- oder ausgeblendet werden. Teams aus-/einblenden: Mit Hilfe dieser Option können Teams ein- und ausgeblendet werden. Prozess Rollen aus-/einblenden: Blenden Sie Prozess-Rollen in der Liste ein oder aus. PMS Rollen aus-/einblenden: Diese Option blendet die PMS (ProjektManager) Rollen in der Liste ein oder aus. Standort-Filter: Dieses Dropdown zeigt Ihnen die in den Mitarbeiter Eigenschaften im Feld „Standort“ hinterlegten Standorte an. Sie können nach dem gewünschten Standort filtern. Die Liste wird sofort aktualisiert. Abteilung anzeigen: Haben Sie diese Option aktiviert, wird neben dem Namen des Mitarbeiters die Abteilung angezeigt. (Eintrage aus dem Feld „Abteilung“ aus dem Mitarbeiter Eigenschaften). Nur aktive: Zeigt nur aktive Mitarbeiter, Teams, Rollen usw. in der Liste an. Filter: Auch in diesem Bereich finden Sie ein Filter Feld. Dieses besitzt die gleichen Funktionen wie die üblichen Filter-Felder in Consolidate. info Ist eine der oben genannten Optionen aktiviert, wird das jeweilige Symbol gelb/orange hinterlegt. CC erneut senden: Möchten Sie die gleichen Mitarbeiter erneut über die Aktivität informieren, öffnen Sie einfach das CC Fenster über den Button. Der (oder die) zuletzt hinzugefügte(n) CC Empfänger werden auf der Seite "Zugeordnete Mitarbeiter" zur Auswahl angeboten. Hierbei versteht Consolidate alle Mitarbeiter die zuletzt hinzugefügt wurden (plus-minus 3 Minuten). Sie finden bei den CC Empfänger in Klammer das Datum und die Uhrzeit, wann das letzte CC versendet worden ist. Versenden Sie mit einem Klick auf "Senden" das CC erneut an die zugeordneten Mitarbeiter. (Natürlich können Sie auch neue Mitarbeiter zuordnen oder bestehende entfernen). Spalte "Datum" im CC Fenster: Im CC Fenster erscheint wenn bereits CC's an interne Mitarbeiter versendet worden sind, eine zusätzliche Spalte "Datum". Diese Spalte zeigt an, wann welcher Mitarbeiter zuletzt über diese Aktivität per CC informiert worden ist. CC Verhältnis: Wenn Sie noch weitere Mitarbeiter über eine Aktivität per CC informiert haben, wird für Sie nun das Verhältnis der neuen und alten CC’s auf dem CC-Button angezeigt. Linke Zahl = die alten CC’s Rechte Zahl = die neuen CC’s Vertraulichkeit bei CC's: Hat Ihr Consolidate Administrator in den Programm-Einstellungen die Option "CC gibt Leserecht auf die Aktivität (für immer)" aktiviert, kann ein/e Mitarbeiter/in welche/r eine Aktivität als CC bekommen hat, diese Aktivität immer im Consolidate finden (auch über die Volltextsuche), egal welche Sicherheitsstufe oder Vertraulichkeit die Aktivität besitzt. Auch wenn die Sicherheits-Einstellungen nachträglich geändert werden, kann der/die Mitarbeiter/in die Aktivität finden. Ein CC hebelt in diesem Fall die Sicherheits-Einstellungen (bzgl. Lesen) aus. Ist diese Option nicht aktiviert, ist die Vorgehensweise wie folgt: Bekommt ein/e Mitarbeiter/in eine Aktivität als CC (Mitarbeiter ist nicht in der Vertraulichkeitsgruppe oder in der Aktivitäten-Sicherheit hinterlegt), kann er/sie diese Aktivität (sofern laut Mitarbeiter-Einstellung berechtigt) im Eingang bearbeiten. Nachträglich kann diese Aktivität vom CC-Empfänger aber nicht mehr gefunden werden. Außer wenn die Option "CC gibt Leserecht auf die Aktivität (für immer) aktiviert ist. Es erscheint auch kein Hinweis, dass der/die Mitarbeiter/in diese Aktivität nicht mehr findet! Interne CC's extern kommunizieren: Um Kopien zu vermeiden, sollte in Consolidate keine E-Mail an einen internen Empfänger/Mitarbeiter gesendet werden. Damit externe Empfänger wissen, dass diese E-Mail intern auch kommuniziert wurde, kann ein Häkchen im CC Fenster bei "CC Extern Kommunizieren" gesetzt werden. Es wird dann der interne Empfänger/Mitarbeiter in der ausgehende E-Mail eingetragen, jedoch nicht nochmal neu vom Consolidate Mailserver angenommen. Auf der rechten Seite des CC Fensters (Zugeordnete Mitarbeiter) finden Sie eine Spalte "CC Extern Kommunizieren". Setzen Sie hier für alle Mitarbeiter einen Haken, welche beim Empfänger aufscheinen sollen. Speichern Sie diese Einstellung mit "Senden" und versenden Sie auch die E-Mail. Wurde die E-Mail versendet, kann auch im Nachhinein nachvollzogen werden, welche internen CC's extern kommuniziert wurden. Öffnen Sie hierfür einfach das CC Fenster erneut. Achtung Es können jedoch keine Häkchen mehr gesetzt oder entfernt werden. Beim E-Mail Empfänger werden die internen CC's dann beispielsweise so angezeigt. "Antworten" und "Allen Antworten": Wählt der Empfänger der E-Mail  "Antworten", wird nur der Absender als Empfänger eingetragen (Die CC Empfänger nicht). In Consolidate erhält auch nur dieser die E-Mail Antwort. Wird die Funktion "Allen Antworten" verwendet, wird der Absender als Empfänger eingetragen und die beiden CC's wieder als CC Empfänger definiert. In Consolidate erhält der Empfänger die E-Mail Antwort und wird als Verantwortlicher eingetragen. Die beiden CC's werden als interne CC's eingetragen und erhalten die E-Mail Antwort zur Ansicht.
Datum:	Consolidate trägt beim Erstellen automatisch automatisch für Sie das aktuelle Datum (intern) ein. Um das Datum anzupassen gibt es mehrere Möglichkeiten: Klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Datum. Consolidate öffnet dann anschließend ein Kalenderfenster, in dem Sie das gewünschte Datum mit einem Klick auswählen könne. Oder verwenden Sie die beiden Pfeiltasten (nach oben und nach unten) auf der linke Seite im Feld um jeweils einen Tag in die Zukunft oder die Vergangenheit zu gehen. Oder führen Sie im Feld "Datum" einen Klick mit der rechten Maustaste aus, dann können Sie zwischen den Optionen "Heute", "Morgen" und "Leeren" wählen. Sie haben auch die Möglichkeit ganz leicht den Monat und das Jahr zu ändern. Führen Sie dazu im Kalenderfenster einen Klick mit der rechten Maustaste auf den Monat oder die Jahreszahl aus und wählen Sie den gewünschten Eintrag aus. Wenn Sie sich in einer Listenansicht befinden, können Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) auch die Funktion "Neues Datum eintragen" verwenden. Folgende Schreibweisen sind für das Datums-Feld möglich: Beispiel für den 28.02.2021 280221 28022021 02-28-21 02-28-2021 28.02.21 28.02.2021 Klicken Sie nach der Eingabe, einfach außerhalb des Feldes. Consolidate übernimmt dann die Eingabe und fügt das Datum im Format "Wochentag. Tag. Monat. Jahr" (So. 28. Feb. 21) ein.
Erinnern ab:	Mit dieser Funktion können Sie ein Erinnerungs-Datum für die Aktivität festlegen. Tragen Sie dazu in diesem Feld ein gewünschtes Datum ein und speichern Sie die Aktivität. info Es stehen Ihnen die gleichen Funktion welche Sie zum Eintragen des Datums verwenden können hier zur Verfügung (die Funktionen sind im oberen Bereich "Datum" genau beschrieben). Sie können auch über das Kontextmenü und die Option "Erinnerungsdatum einstellen" in einer Liste eine Erinnerung eintragen. Ist der eingetragene Tag erreicht so scheint die Aktivität in der Navigation unter "Erinnerungen" auf. Sind keine Erinnerungen fällig, so ist dieser Punkt in der Navigation nicht sichtbar. Natürlich können Sie das Erinnerungsdatum auch nachträglich ändern. Möchten Sie nicht mehr an diese Aktivität erinnert werden so entfernen Sie das Datum aus dem Feld "Erinnern ab" über das "X" am rechten Rand des Feldes oder verwenden Sie die Funktion "Leeren" im Kontextmenü. Wenn Sie sich in der Listenansicht befinden, können Sie im Kontextmenü in der Liste die Option "Nicht mehr Erinnern" verwenden.
Verantwortlich	Videotipp: Jede Aktivität benötigt immer einen Verantwortlichen! Ist kein Verantwortlicher eingetragen oder möchten Sie diesen ändern: Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namensfeld und wählen Sie im Dropdown-Fenster den verantwortlichen Mitarbeiter aus. Oder geben Sie einen Teil des Nachnamen des gewünschten Mitarbeiters ein und drücken Sie die F4 Taste.   Findet Consolidate nur einen Mitarbeiter wessen Name diesen Text enthält, wird dieser automatisch eingetragen. Gibt es mehrere Mitarbeiter mit diesem Inhalt, zeigt Consolidate Ihnen diese im Dropdown an. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste (öffnet das Kontextmenü) in das Feld.   Es werden Ihnen dann Sie selbst, der Ersteller, der vorherige Verantwortliche und alle Mitarbeiter aus der Historie angeboten. Sie können auch in das Feld klicken und mit Hilfe der Tasten-Kombination Strg + L sich selbst als Verantwortlichen oder mit Strg + F2 den vorherigen Verantwortlichen eintragen. Wenn Sie sich in einer Listenansicht befinden, können Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) auch die Funktion "Delegieren an" verwenden um einen neuen Verantwortlichen einzutragen.
Betreff:	Geben Sie hier den Betreff für die Aktivität ein. Dieser Eintrag erscheint in Listen, Erinnerungen, Popups etc. und hilft die Aktivität zu finden. Consolidate gibt eine Meldung aus, wenn Sie das Feld nicht befüllen.
Projekt:	In diesem Feld können Sie die Aktivität einem Projekt zuordnen. tip Alle wichtigen Informationen zu Projekten finden Sie im Kapitel "Projekte" genau beschrieben.
Dauer der Bearbeitung:	Wenn Sie eine Aktivität im Bearbeitungsmodus geöffnet haben, erscheint oben rechts die Zeitdauer (in Stunden und Minuten) wie lange Sie schon an dieser Aktivität arbeiten. Wenn Sie möchten, dass neben den Stunden und Minuten auch die Sekunden angezeigt werden, aktivieren Sie unter "Einstellungen" - "Programm-Einstellungen" im letzten Register die Option "In Aktivitäten Sekunden anzeigen".