Consolidate nach MS Teams / Exchange365
Wenn Sie in Ihrem Consolidate einen Termin im Kalender eintragen, wird dieser nach kurzer Zeit auch in Ihrem MS Teams / Exchange365 Kalender automatisch eingetragen.
Das Synchronisationsintervall wird bei der Installation auf 10 Sekunden gesetzt und gilt für alle Benutzer.
Das Intervall kann derzeit in der Datenbank geändert werden.
Übertragen werden dabei folgende Termine:
- 3 Monate in die Vergangenheit
- Heute
- Alle zukünftigen
- Älter als 3 Monate, nur wenn offen UND wiederkehrend
Wie Sie Termine erstellen und verwalten, finden Sie im Kapitel "Termine verwalten" genau beschrieben.
Als Organisator des Termins wird im MS Teams / Exchange365, der Verantwortliche des Termins aus Consolidate eingetragen.
Die internen Teilnehmer im Consolidate erhalten die Information über den Termin wie üblich im Eingang und bekommen auch den Termin im Kalender eingetragen. Externe Teilnehmer werden nicht synchronisiert und bekommen auch keine E-Mail zugestellt.
Folgende Informationen werden von Microsoft Teams nach Consolidate synchronisiert:
- Titel / Betreff / Thema
- Organisator
- Interne Teilnehmer
- Datum und Uhrzeit (Dauer des Termins)
- Zeitzone
- Wiederholungen
- Ort (falls im Consolidate vorhanden)
- Beschreibung bzw. Details
Beispiel für einen Termin, welcher in Consolidate erstellt und über CalendarSync nach MS Teams synchronisiert wurde:
Änderungen am Termin werden anschließend nach MS Teams / Exchange365 synchronisiert.
Die Teilnehmer/innen werden bei Änderungen über eine Meldung im Eingang informiert und können entsprechend reagieren.
Termine sollen möglichst nur in einem System bearbeitet werden, entweder in MS Teams oder in Consolidate. Das abwechselnde Ändern eines Termins in Consolidate und MS Teams kann unerwünschte Nebeneffekte mit sich bringen, speziell dann, wenn dem Termin externe Teilnehmer in MS Teams hinzugefügt wurden.
Beispiel:
Ein in Consolidate erstellten und nach MS Teams synchronisierten Termin wird in Teams ein externer Teilnehmer hinzugefügt. Der Teilnehmer bekommt automatisch von MS Teams eine Termeineinladung zugesandt und wird nach Consolidate synchronisiert. Wird der Termin anschließend in Consolidate geändert und die Änderung nach Teams synchronisiert, sendet Teams automatisch ein Update des Termins an den Teilnehmer. Wenn nun auch in Consolidate eine Terminmitteilung an die Teilnehmer gesendet wird, bekommt der externe Teilnehmer eine doppelte Benachrichtigung.
Um einen von Consolidate synchronisierten Termin in MS Teams erkennen zu können, wird dem Termin im Betreff das Kürzel [C5] vorangestellt. Termine mit dieser Kennzeichnung wurden in Consolidate erstellt und vom Synchronisationsdienst nach MS Teams übertragen. Extern organisierte Termine in Ihrem Consolidate Kalender (z.B. Termineinladungen die sie per E-Mail erhalten haben) werden ohne das [C5]-Präfix synchronisiert.
In Consolidate gelöschte Termine werden in MS Teams / Exchange365 ebenfalls gelöscht, sofern sich der Termin zum Zeitpunkt der Synchronisation im Papierkorb befindet oder alle internen Teilnehmer abgesagt haben.