Einstellungen

info

Wenn Sie neue Aktivitätsarten erstellen oder Änderungen an bestehenden Aktivitätsarten vornehmen, müssen Sie anschließend Consolidate neu starten, damit alle Ihre Änderungen übernommen werden.

In diesem Register finden Sie weitere Einstellungen für die neue bzw. geöffnete Aktivitätsart.

Allgemeine Einstellungen:

Aktivitätsart kann in der Mobile- und WebApp nicht erstellt werden:	Voraussetzung: Consolidate Lizenz für Mobile- und WebApp Wenn diese Aktivitätsart in der Consolidate Mobile- und WebApp nicht zur Verfügung stehen soll, aktivieren Sie diese Option. Die Aktivitätsart wird dann mobil nicht angeboten.
CC-Lesebestätigung erlauben:	Wenn es für diese Aktivitätsart die Möglichkeit geben soll, eine Lesebestätigung für interne CC’s anzufordern, aktivieren Sie diese Option. Im CC-Fenster steht nach einem Neustart anschließend die Checkbox "Lesebestätigung anfordern" für alle Mitarbeiter/innen zur Verfügung. Ist diese Checkbox aktiviert, so wird für alle CC-Empfänger (Zugeordnete Mitarbeiter) eine Lesebestätigung für das CC angefordert. CC’s mit einer angeforderten Lesebestätigung (ausständig) werden im CC-Fenster (über Button "CC" in der Aktivitäten-Vorschau) fett dargestellt. CC’s ohne angeforderte Lesebstätigung oder mit Bestätigung werden normal angezeigt. Wenn der CC-Empfänger nun die Aktivität, welcher er als CC erhalten hat im Eingang anklickt, oder die Aktivität "als gelesen markieren" möchte, erscheint folgende Frage: Wird die Frage mit "Ja" beantwortet, erhält der CC-Versender folgende Information im Eingang: Wird "Später nochmal fragen" gewählt oder die Meldung geschlossen, erscheint die Frage beim nächsten Anklicken oder beim nächsten "als gelesen markieren" erneut. Der Posteingang dieser Aktivität verschwindet erst, sobald der Anwender die Frage mit "Ja" beantwortet hat, unabhängig von seinen Benutzer-Einstellungen. info Diese Funktionalität ist nur am Desktop verfügbar, nicht in App oder Schnittstellen. Auf der App kann die Aktivität, falls eine Lesebestätigung angefordert wurde, nicht auf gelesen gesetzt werden. CC-Übersicht:  Die CC-Übersicht (mit und ohne Lesebestätigung) einer Aktivität können Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste) in der Liste oder über "Optionen" in der Aktivitäten-Vorschau einsehen. In dieser Übersicht finden Sie die internen CC-Empfänger (letzter Stand) der Aktivität aufgelistet. Ebenfalls wird aufgeführt, ob sich das CC noch im Eingang des Empfängers befindet, wann das CC versendet und ob eine Lesebestätigung angefordert wurde. Wenn eine Lesebestätigung bestätigt wurde, wird das Datum und die Uhrzeit der Bestätigung angeführt. Weitere Einsatzmöglichkeit: Diese Funktion können Sie auch für die Delegation von Aktivitäten und gleichzeitiges CC mit Lesebestätigung an eine/n Mitarbeiter/in verwenden. Somit können Sie sicherstellen, dass der/die Mitarbeiter/in die Aktivität sicher gesehen hat.
Objektauswahl aktivieren:	Soll es möglich sein, dieser Aktivitätsart Objekte zuzuordnen, setzen Sie für die Option einen Haken.  Alle Information zu Objekten finden Sie unter "Objekte" genau beschrieben.
Schulungen verwalten aktiviert:	Möchte Sie mit dieser Aktivitätsart die Schulungsverwaltung nutzen, aktivieren Sie diese Option. Eine genaue Beschreibung zu dieser Funktion finden Sie unter "Schulungsverwaltung".

Aktivität automatisch sperren (dauerhaft):

nach Erstellung sofort sperren:	Legen Sie mit Hilfe dieser Option fest, ob Aktivitäten mit dieser Aktivitätsart nach dem Erstellen (und speichern) sofort gesperrt werden sollen (Ausnahme E-Mails, diese werden erst nach dem Versenden gesperrt). Die Aktivität kann dann nur noch kommentiert werden. Eine genaue Beschreibung der Funktion Notizen/Mailtext sperren und Kommentieren finden Sie im Kapitel "Schaltflächen und Optionen".
nach Delegierung oder CC-Versand sofort sperren:	Legen Sie mit Hilfe dieser Option fest, ob Aktivitäten mit dieser Aktivitätsart nach der Delegierung oder dem CC-Versand (und speichern) gesperrt werden sollen. Die Aktivität kann dann nur noch kommentiert werden. Eine genaue Beschreibung der Funktion Notizen/Mailtext sperren und Kommentieren finden Sie im Kapitel "Schaltflächen und Optionen".
Nur Notizen nach Erstellung sofort sperren:	Legen Sie mit Hilfe dieser Option fest, ob bei Aktivitäten mit dieser Aktivitätsart die Notizen nach dem Erstellen (und speichern) sofort gesperrt werden sollen (Ausnahme E-Mails, diese werden erst nach dem Versenden gesperrt). Die Aktivität kann dann nur noch kommentiert werden. Eine genaue Beschreibung der Funktion Notizen/Mailtext sperren und Kommentieren finden Sie im Kapitel "Schaltflächen und Optionen".
Nur Notizen beim Delegieren oder iCC-Versand sofort sperren:	Legen Sie mit Hilfe dieser Option fest, ob die Notizen mit dieser Aktivitätsart beim Delegieren oder dem iCC-Versand (und speichern) gesperrt werden sollen. Die Aktivität kann dann nur noch kommentiert werden. Eine genaue Beschreibung der Funktion Notizen/Mailtext sperren und Kommentieren finden Sie im Kapitel "Schaltflächen und Optionen".

Zusatzformulare (wenn im Formulardesigner definiert):

Zusatzformulare:

Sollen Zusatzformulare verwendet werden, entscheiden Sie wann welche Zusatzformulare sichtbar dargestellt werden sollen.

Aktivitätsart als Standard verwenden für:

Aktivitätsart als Standard verwenden für:

Soll diese Aktivitätsart als Standard für gewisse Vorgänge verwendet werden, können Sie dies in diesem Bereich definieren. Diese Einstellungen gelten für das gesamte Unternehmen und Mitarbeiter/innen, welche diese Aktivitätsart verwenden dürfen. Natürlich kann die Aktivitätsart nach der Erstellung trotzdem immernoch manuell abgeändert werden. Mailantwort/Kopie: Wird für E-Mail Antworten/Kopien verwendet. Allen Antworten: Wird verwendet, wenn in einer E-Mail die Funktion "Allen Antworten" ausgewählt wird. Weiterleiten: Wird verwendet, wenn eine Aktivität weitergeleitet wird. Termin-Einladung/-Absage/-Mitteilung: Wird für Termin-Einladungen/-Absagen oder -Mitteilungen (über iCal) von/für Externe verwendet. Faxantwort/Kopie: Wird für Fax Antworten/Kopien eingesetzt. Lesebestätigung: Wird verwendet, wenn eine Lesebestätigung angefordert wurde und diese gesendet wird. Externe Terminerstellung: Wird verwendet, wenn ein Termin von extern (über iCal) eingetragen wird.

DSGVO-Einstellungen:

Aufbewahrungspflicht:

Voraussetzung: Consolidate Lizenz für das Modul DSGVO Manager Die Aufbewahrungspflicht gibt an, ab wann eine Aktivität gelöscht werden darf. Ist der Wert 0, kann die Aktivität immer gelöscht werden. Außerdem kann ausgewählt werden, von wann aus die Löschung erfolgen darf. Dies kann entweder Erstellungsdatum oder Datum der letzten Änderung sein. Solange sich eine Aktivität im Zeitraum der Aufbewahrungspflicht befindet, darf die Aktivitätsart nicht verändert werden und die Aktivität kann nicht gelöscht werden.

Löschvorschlag nach (Monaten):

Voraussetzung: Consolidate Lizenz für das Modul DSGVO Manager Diese Funktion ermöglicht es Ihnen zu definieren, nach wie vielen Monaten Aktivitäten mit dieser Aktivitätsart zu löschen sind. Aktivieren Sie dafür die Option und tragen Sie die entsprechende Anzahl von Monaten ein. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie unter "DSGVO Löschfristen (Aktivitätsarten)".

Kalender-Sync-Einstellung:

Voraussetzungen: Das Modul CalendarSync Ihr Consolidate Administrator hat die Möglichkeit zu definieren, welche Aktivitätsarten beim CalendarSync synchronisiert werden sollen und welche nicht. Außerdem kann eingestellt werden, ob die Termine normal oder als privat übertragen werden. Die genaue Beschreibung für diese Einstellungen, sowie alle Informationen zum Modul finden Sie im Kapitel "CalendarSync".