DSGVO Löschfristen (Aktivitätsarten)

Voraussetzung:

• Das Modul DSGVO Manager (Die Lizenz für dieses Modul ist gesondert zu erwerben)

Da es vorgeschriebene Löschfristen (wie z.B. für Bewerbungsunterlagen) gibt, ist sicherzustellen, dass Daten nach Ablauf der Frist gelöscht werden.

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen für Aktivitätsarten zu definieren, nach wie vielen Monaten Aktivitäten mit einer bestimmten Aktivitätsart zu löschen sind.

Ihr Consolidate Administrator kann in der Navigation über "Administration" - "Aktivitätsarten" die Aktivitätsarten verwalten.

Im Eigenschaftsfenster der Aktivitätsarten kann im Feld "Löschvorschlag nach xx Monate" die Löschfrist eintragen.

Achtung

Aktivieren Sie diese Option und inaktive Mitarbeiter haben Aktivitäten mit dieser Aktivitätsart in ihrer Verantwortung, zeigt Consolidate folgende Meldung:

Stellen Sie daher anschließend sicher, dass diese Aktivitäten an einen aktiven Mitarbeiter delegiert werden.

info

Die eingetragenen Löschvorschläge werden auch in das Verfahrensverzeichnis übernommen.

Überschreitet eine Aktivität mit einer Aktivitätsart welche eine Löschfrist eingetragen hat die eingetragene Frist, ausgehend vom Erstellungsdatum, wird diese in einer Untergruppe "Löschvorschläge" beim Papierkorb beim verantwortlichen Mitarbeiter angezeigt.

In der Liste der Löschvorschläge kann die Aktivitäten-Vorschau eingesehen werden.

In dieser Liste stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Wird ein Mitarbeiter auf inaktiv gesetzt und dieser hat aber noch Aktivitäten in seiner Löschvorschlagsliste,
so erscheint eine Frage, an wen diese Aktivitäten übergeben werden sollen.

Tragen Sie im Feld mit Hilfe des Dropdowns ein, an welchen Mitarbeiter die Aktivitäten delegiert werden sollen.

Dies gilt auch für zukünftige Aktivitäten, welche die eingetragene Löschvorschlags-Dauer erreichen.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK".

Wird ein Mitarbeiter deaktiviert welcher bei Personen die Option "Diese Person nicht in die Löschvorschlagsliste aufnehmen" gesetzt hat, zeigt Consolidate folgenden Hinweis an:

Schließen Sie den Hinweis mit "OK".