DSGVO Löschvorschläge (Personen)
Voraussetzung:
- Das Modul DSGVO Manager (Die Lizenz für dieses Modul ist gesondert zu erwerben)
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sicherstellen, dass Personendaten welche nicht mehr benötigt aus Ihrem System gelöscht werden.
Öffnen Sie dafür zu Beginn die "Programm-Einstellungen" im Menü "Einstellungen".
Im ersten Register können Sie bei "Löschvorschlag für Kontaktpersonen nach x Monaten", die Anzahl der Monate eintragen,
nach welchen eine Personen, wenn kein Kontakt stattgefunden hat in der Löschvorschlagsliste erscheinen soll.
Als Standardwert werden 60 Monate eingetragen, dies entspricht 5 Jahren.
Die maximale Anzahl liegt bei 300 Monaten, dies entspricht 25 Jahren.
Als "kein Kontakt" wird definiert:
- Datum bei "Erstellt" ist älter als die eingetragene Dauer.
- Keine Änderungen an den bestehenden Informationen/Eigenschaften oder Anschriften der Person.
- Keine Erstellung von neuen Informationen (z.B. Anschriften) in den Eigenschaften der Person.
- Keine neuen Aktivitäten welche mit der Person verknüpft sind.
- Keine Dokumentenänderung in Aktivitäten welche mit der Person verknüpft sind.
- Ein eingetragenen Erinnerungs-datum in Aktivitäten welche mit der Person verknüpft sind, ist älter als die eingetragene Dauer.
- Keine Änderung am internen Datum einer Aktivität welche mit der Person verknüpft sind.
Person nicht in Lösch-Vorschlagsliste aufnehmen:
Wenn Sie möchten, dass bestimmte Personen nicht in die Löschvorschlagsliste aufgenommen wird,
können Sie im Register "Privat" in den Eigenschaften der Person einen Haken bei "Diese Person nicht in die Löschvorschlagsliste aufnehmen" setzen.
Oder Sie markieren eine oder mehrere Personen in einer Liste und wählen im Kontextmenü (rechte Maustaste) die Funktion "DSGVO Person(en) von Löschvorschlagsliste ausschließen" aus.
Consolidate fragt anschließend noch, ob Sie die ausgewählte/n Person/en wirklich aus der Löschvorschlagsliste ausschließen möchten.
Wenn Sie dies möchten, bestätigen Sie die Meldung mit "Ja".
(Wird diese Option zuerst bei einer Person aktiviert und anschließend sofort wieder deaktiviert,
erscheint die Person nicht mehr in der Löschvorschlagsliste da eine Änderung in den Eigenschaften vorgenommen wurde).
Besteht nun mit einer Person seit mehr als der eingetragenen Dauer kein Kontakt mehr, wird diese in der Löschvorschlagsliste angezeigt.
Die Löschvorschlagsliste "Löschvorschläge" finden Sie in der Navigation als Unterregister bei "Personen".
Zur leichteren Unterscheidung von evtl. gespeicherten Personenlisten besitzt die Löschvorschlagsliste ein Papierkorb-Symbol.
Sind keine Personen in der Löschvorschlagsliste, wird das Unterregister "Löschvorschläge" trotzdem angezeigt.
Bei den einzelnen Usern werden in der Liste nur die Personen angezeigt, welche Sie selbst erstellt haben.
Beim Datenschutz-Koordinator (welchen Sie unter "Einstellungen" - "Datenschutz-Einstellungen (DSGVO) definieren können) werden alle Personen angezeigt.
In dieser Liste stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
