DSGVO Leitdokumente

Voraussetzungen:

• Das Modul DSGVO Manager (Die Lizenz für dieses Modul ist gesondert zu erwerben)

Erstellen Sie anschließend (falls noch nicht erfolgt) einzelne Aktivitäten (Kommentarfeld und/oder Dokumente) mit folgenden Informationen:

• Nach welchen Regeln sollen die DSGVO-Unterlagen erstellt werden.

Die Leitdokumente beschreiben auf welcher Basis die DSGVO-Unterlagen aufgebaut werden. Es ist das Regelwerk bzw. die Theorie wie die Verfahrensdokumentation zusammengestellt werden. Hier findet man somit die Beschreibung der verwendeten Dokumente in der Verfahrensdokumentation.

Fügen Sie nun die Aktivitätennummern der oben erwähnten Aktivitäten im Feld "Geben Sie Nummern der Aktivitäten an, die Sie einbinden möchten (mit ; getrennt)" ein.
Wenn Sie eigene Aktivitäten für die Datenempfänger und Datenverwendung/Zwecke erzeugt haben, führen Sie auch diese an.

Beispiel:
254786;257846;365478;458762

Für die eingetragenen Aktivitäten wird folgendes in die neue Aktivität "Leitdokumente" übernommen:

• der Betreff
• die Aktivitätennummer als Consolidate-Link
• der Kommentar der Aktivität
• evtl. vorhandene Dokumente

Die Aktivitäten werden in der Reihenfolge eingefügt, wie die Aktivitätennummern in den Einstellungen eingetragen sind.

info

Mit einem Klick mit STRG auf den Consolidate-Link können Sie wie gewohnt die Aktivität direkt öffnen und bearbeiten.
Wenn ein Benutzer für eingetragene Aktivitäten keine Berechtigung hat, werden diese Informationen nicht in das Verfahrensverzeichnis übernommen.

Definieren Sie anschließend über das Dropdown die Aktivitätsart welche Sie verwenden möchten.

Falls noch nicht ausgewählt, tragen Sie noch die Firmendaten und den/die Datenschutz-Koordinator/in ein.
Für die ausgewählten Mitarbeiter/innen, werden die Informationen der verknüpften Person übernommen.

Weitere Informationen zu den übrigen Einstellungen finden Sie unter "Datenschutz-Einstellungen (DSGVO)".

Klicken Sie nun auf den Menüpunkt "Leitdokumente".

Consolidate erzeugt nun automatisch eine Aktivität.

Die Vorlage kann nun von Ihnen entsprechend angepasst und in Consolidate gespeichert werden.

Beispiel: