Signatur eintragen

Beim Eintragen einer Signatur empfehlen wir eine Briefanrede und Grussformel zu verwenden, sowie Ihr Logo und Informationen zu Ihrem Unternehmen am Ende anzuführen.

Variablen verwenden:

Für eine Briefanrede und Grussformel bietet es sich an Variablen als Textmarken zu verwenden.
Dies ermöglicht es, dass die Variablen beim Erzeugen der E-Mail, mit den Einstellungen und Informationen des Erstellers gefüllt werden.

Wenn Sie eine Variable einfügen möchten, positionieren Sie den Cursor an der gewünschte Stelle und klicken Sie anschließend auf den Button "Variable einfügen".

Consolidate öffnet dadurch eine Liste mit den Standard-Variablen und Variablen aus Formularen aus dem Formulardesigner für Ihre Signatur.

Diese Liste zeigt alle Standard-Variablen:

Wählen Sie nun mit Klick auf die gewünschte Variable diese aus.

Consolidate trägt die ausgewählte Variable an der Cursor-Position für Sie im richtigen Format ein.

Sie können außer den Standard und Formulardesigner Variablen, alle Textmarken welche Sie in Dokumenten verwenden können, ebenfalls als Variablen definieren.

Tragen Sie diese dafür manuell über die Tastatur ein und beachten Sie unbedingt die korrekte Schreibweise (Groß- Kleinschreibung und eckige Klammer).

Beispiel:
Haben Sie die Variable [MitarbeiterFunktion] für eine Signatur eingetragen, wird beim Erstellen der E-Mail mit dieser Signatur, die Variable mit der Mitarbeiter-Funktion aus den Einstellungen des Mitarbeiters gefüllt.

Definieren Sie nun mit oder ohne Variablen eine Anrede, Grußformel und welche Informationen zum Absender (z.b. Mitarbeiter-Funktion) Sie mitsenden möchten.

Lassen Sie zwischen der Anrede und der Grussformel etwas Platz für den E-Mail Text.

Informationen zur Anrede:

Consolidate prüft bei der Erstellung einer E-Mail mit Empfängern einige Einstellungen und stellt die Anrede und Grussformel entsprechend zusammen.

Haben Sie den Consolidate SignaturManager im Einsatz, kann auch eine sprach- und uhrzeitabhängige Briefanrede und Grussformel verwendet werden.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel "Briefanrede/Grußformel Einstellungen".

Logo und Firmendaten:

Am Ende der E-Mail werden üblicherweise das Logo eingefügt und die Firmendaten eingetragen.

Sie können eine Signatur mit Hilfe der Funktion "Bild einfügen" mit Ihrem Logo versehen.

Bei den Firmendaten werden meist der gesamte Firmenname, die Anschrift, die Telefonnummer und die Homepage angeführt (Beispiel siehe oben).
Sie können diese aber ganz nach Ihren Wünschen manuell eingeben.

Mit Hilfe der Bearbeitungsleiste können Sie die Schriftart, Größe und Farbe anpassen.

Disclaimer:

Ein Disclaimer kann immer nur auf Domänen-Ebene definiert werden und nicht pro Mail-Adresse.

Möchten Sie einen Disclaimer verwenden, tragen Sie diesen hier ein.
Dieser wird direkt nach der Signatur eingefügt.
Geben Sie daher ggf. eine Leerzeile bzw. Absatz ein, damit der Disclaimer nicht an der Signatur "klebt".

Beispiel für Disclaimer:
Diese E-Mail ist ausschließlich für den angeführten Empfänger bestimmt. Sie enthält vertrauliche Informationen. Falls Sie diese E-Mail versehentlich erhalten haben, informieren Sie bitte unverzüglich den Absender.

Sprachabhängiger Disclaimer:

Voraussetzungen:

• Consolidate Version 5.2 oder neuere Versionen
• Das Consolidate Modul "BriefanredePlus"

Dieses Modul bietet Ihnen die Möglichkeit einen sprachabhängigen Disclaimer zu definieren.

Dafür steht Ihnen zusätzlich das Feld "Sprache" in den E-Mail Einstellungen zur Verfügung.

In diesem Feld werden alle Sprachen angeboten, welche unter "Administration" / "Sprachen" zur Verfügung stehen.

Wählen Sie einfach die gewünschte Sprache in diesem Feld aus und definieren Sie anschließend eine Signatur z.b. in Englisch.

Die Sprachen, die bereits für diese Mail-Domäne bzw. Mail-Adresse einen definierten Disclaimer haben, werden in der Liste fett dargestellt.

Beispiel: