Mit Briefanrede Plus
Voraussetzungen:
- Consolidate Version 5.2 oder neuere Versionen
- Das Consolidate Modul "BriefanredePlus"
Der Mailserver darf nach dem Update nur noch mit einer Consolidate Version 5.2. oder höher betrieben werden.
Ein Downgrade am Consolidate E-Mail-Connector Server auf eine niedrigere Version ist dadurch nicht mehr möglich.
Dieses Modul ermöglicht es jedem Benutzer eigene E-Mail-Briefanreden und Grußformeln für unterschiedliche Zeiträume und Sprachen, ob formell oder persönlich für sich selbst zu definieren. Auch die Verwendung von speziellen Textmarken ist hierbei möglich und kann ganz einfach eingestellt werden.
Diese Eingaben gelten nur für Sie als Benutzer.
Ist die oben genannte Lizenz in Ihrem Unternehmen eingespielt, heißt der Menü-Eintrage "Briefanrede / Grußformel Einstellungen" und es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten für dafür zur Verfügung:
Sprache: | In diesem Feld werden alle Sprachen (in Englisch) angeboten, welche in der Navigation unter "Administration" / "Sprachen" zur Verfügung stehen. Die Sprachen, für die bereits Einträge vorhanden sind, werden in der Liste fett dargestellt. Als [Standard] gilt die eigene Sprache, welche in den Mitarbeiter-Einstellungen unter "Diverse" eingetragen ist.
Sie können also für jede Sprache aus dem Dropdown eigene Briefanreden und Grußformeln definieren und für sich abspeichern. Diese wird dann verwendet, wenn bei einer Person auch diese Sprache in den Personen-Einstellungen im Register "Allgemein" im Feld "Sprache" definiert ist.
Dieses Feld "Sprache" steht nur zur Verfügung wenn diese Modul lizenziert ist. Wenn eine E-Mail an mehrere Personen geschrieben wird, welche verschiedene Sprachen hinterlegt haben, wird "Standard" verwendet. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Zeitraum: | In diesem Bereich können Sie den Zeitraum für die Briefanreden und Grußformeln einstellen. Als [Standard] gilt der ganze Tag, wenn kein anderer Zeitraum definiert ist.
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Neuer Zeitbereich: | Über den Button "Neuer Zeitbereich" können Sie selbst Zeitbereiche definieren. Zum Beispiel: Sie können die Zeit in diesem Fenster manuell eintragen oder über die Pfeile im jeweiligen Feld. Die "Schrittgröße" für die Pfeile in Minuten können Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste im Feld) einstellen.
Speichern Sie die Eingaben anschließend mit "OK".
Somit können Sie eine zeitabhängige Briefanrede bzw. Grußformel definieren und verwenden. Wird ein Feld von Ihnen nicht ausgefüllt, wird dafür der Eintrage aus [Standard] verwendet. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Zeitbereich ändern: | Um einen bereits bestehenden Zeitbereich zu ändern, markieren Sie den gewünschten Zeitbereich und klicken Sie auf den Button "Zeitbereich ändern".
Passen Sie nun die Von- / Bis-Zeiten des Zeitbereichs an uns speichern Sie Ihre Änderungen mit "OK". | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Briefanreden und Grußformeln: | Wenn Sie eine Sprache und einen Zeitbereich ausgewählt haben, können Sie dafür in den jeweiligen Feldern die gewünschte Anrede und Grußformel eintragen. Eine formelle Briefanrede (linker Bereich) wird verwendet, wenn kein Eintrag im Register "Privat" der zugeordneten Person vorhanden ist. Die persönliche Briefanrede (rechter Bereich) wird eingesetzt, wenn im Register "Privat" der zugeordneten Person ein Eintrag in dem Feld "Nickname" oder "Persönliche Briefanrede" vorhanden ist. Wird im rechten Bereich keine persönliche Anrede gefunden, so wird die Anrede aus dem Feld "Persönliche Briefanrede" aus den Personenstammdaten verwendet. Ist weder eine persönliche Anrede gegeben, noch wird eine persönliche Anrede in den Personenstammdaten gefunden, so wird die formelle Anrede verwendet. Weitere Informationen über die Reihenfolge der verwendeten Anrede finden Sie weiter unten. Gibt es mehrere Personen mit und ohne Eintrag, oder mehrere Personen mit persönlicher und formeller Anrede, wird die formelle Form der Briefanrede verwendet. Werden mehr als zwei Personen von den verschiedenen Geschlechtern (m, w und d) zugeordnet, wird die Briefanrede aus dem Feld "Briefanrede Gemischt" verwendet. Ist dieses Feld auch im [Standard] leer, wird die Anrede aus dem Feld "Briefanrede Allgemein (ohne Personen) verwendet. Ist dieses Feld auch leer, wird die "Allgemeine Anrede (Brief und E-Mail)" aus den Programm-Einstellungen verwendet. info Wenn Sie weitere Felder leer lassen (wollen), können Sie im Tooltip, wenn Sie über das jeweilige Feld fahren sehen, welcher Standard-Eintrag dann verwendet wird.
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Mögliche Textmarken: | Für die verschiedenen Briefanreden und Grußformeln stehen Ihnen auch Textmarken zur Verfügung. Sie können die Textmarken [Vorname], [Nachname], [Titel] und [Nickname] verwenden. Hierbei werden die Daten aus den Personen-Eigenschaften gelesen. Das Feld "Persönlicher Nickname" ist im Register "Privat" zu finden.
Die Textmarken werden dann beim Versenden der E-Mail automatisch befüllt (falls bei den zugeordneten Empfängern vorhanden). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Personifizierte Textmarken: | Folgende Variablen können Sie als personifizierte Textmarken eintragen und verwenden:
Die Variable muss dabei immer zwischen zwei geschweiften Klammern stehen. Beispiel:
Zusätzlich zu den oben genannten Standard-Variablen, können die Kontakt- und Adress-Zusatzdaten Felder (aus dem Formulardesigner), die einen Übergabenamen haben, als Variable verwendet werden. Das Format dieser Variablen setzt sich wie folgt zusammen: Bei Adress-Zusatzdaten: {{Address.Übergabename}} Beim Versenden einer E-Mail mit personifizierten Textmarken wird die Variable am Server aufgelöst. Dadurch wird jeder Empfänger persönlich angesprochen und es sieht so aus, als ob nur er/sie die E-Mail erhalten hat. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Abteilung und Funktion: | Diese Felder sind dafür gedacht, um die eigene Abteilung und Funktion (aus den Mitarbeiter-Einstellungen) in anderen Sprachen in der Signatur verwenden zu können. Verwenden Sie dafür in Ihrer Signatur die Variablen [MitarbeiterFunktion] und [MitarbeiterAbteilung]. Diese werden dann bei E-Mails mit dem Eintrag aus dem Feld befüllt. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Reihenfolge für die Verwendung der Briefanrede bei E-Mails: | Da es in Consolidate mehrere Orte gibt eine Briefanrede oder Grußformel zu definieren,
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Sprachabhängige Signatur | Sie haben außerdem die Möglichkeit Ihre Signatur und Disclaimer in einer anderen Sprache zu definieren. Wie Sie dies genau tun können, finden Sie im Kapitel "E-Mail Einstellungen" genau beschrieben. |
