Ausscheiden aus dem Unternehmen

Empfehlung für die Vorgehensweise beim Ausscheiden eines/einer Mitarbeiters/in aus dem Unternehmen:

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, gibt es ein paar Schritte welche durchzuführen sind.

Der Mitarbeiter, welcher das Unternehmen verlässt, sollte vor Ende der Anstellung seine eigenen Aufgaben bereinigen.
Hat der Mitarbeiter dies nicht gemacht, kann der Consolidate Administrator dies auch tun.

Mitarbeiter auf inaktiv setzen:

Aktivitäten mit der Vertraulichkeit "persönlich/vertraulich" werden beim Deaktivieren des Mitarbeiters gelöscht.
Falls der Mitarbeiter Daten sichern möchte, dann geht dies nur solange der Account noch aktiv ist.

Setzen Sie in den Mitarbeiter-Einstellungen den ehemaligen Mitarbeiter auf inaktiv.
Consolidate führt dann eine Reihe von automatischen Prüfungen durch, hier werden Sie durch den Prozess "geführt".

Delegieren Sie falls vorhanden noch offenen Aktivitäten oder Termine an einen zuständigen Mitarbeiter oder setzen Sie diese wenn möglich auf erledigt.
Wenn der Mitarbeiter noch Stellvertretungen eingetragen hat, löschen Sie diese. Sie finden die Stellvertretungen im Consolidate-Menü. Prüfen Sie gegebenenfalls den Papierkorb ob dieser leer ist, da der Mitarbeiter ansonsten nicht deaktiviert werden kann.

Nachfolger einrichten:

Erfassen Sie nun für den Nachfolger einen neuen Mitarbeiter.
Tragen Sie im Register "Allg." alle Stammdaten des neuen Mitarbeiters ein.

Die Einstellungen in den Sicherheits- und Berechtigungs-Registern sollten gleich eingestellt werden wie beim Vorgänger.
Dazu können Sie die Buttons "Kopieren von..." verwenden.

Achten Sie darauf, dass der Nachfolger auch Berechtigungen für den ehemaligen Mitarbeiter erhält.

Es kann vorkommen, dass bei Berechtigungen für Module (Register "Sicherheit" im Bereich "Berechtigt für") ein Häckchen nicht gesetzt werden kann, weil zu viele Lizenzen verwendet werden.
Dann müssen Sie beim ehemaligen Mitarbeiter diese Häkchen zuerst entfernen.

Vergeben Sie für den Nachfolger auch die gleichen Vertraulichkeitsgruppen und Teamzugehörigkeiten.

Prüfen Sie alle Einstellungen abschliessend noch einmal und speichen Sie den neuen Mitarbeiter.

Sollten Sie noch Fragen haben oder (kostenpflichtige) Unterstützung benötigen, stehen wir gerne zur Verfügung.